Bülten #29: Yeni Özellik Geliştirmek-3: Koordinasyon

Bültene hoş geldin 👋

Bu sayıda bir süredir üzerinde durduğumuz “Yeni bir özellik geliştirmek” yazı dizisinin üçüncü kısmı olan “Koordinasyon” konusuna geçtik (ilk iki kısım olan “Keşif” ve “Planlama”yla alakalı sayıların linklerini yazının sonunda bulabilirsin): Farklı farklı ekiplerle hangi durumlarda, hangi yöntemlerle koordine olunuyor anlamak, uzaktan çalışmanın koordinasyona etkilerini konuşmak istedik ve serinin diğer sayılarında olduğu gibi sözü topluluk üyelerimize bıraktık.

İyi internetler,
Burcu

Hatırlatma: Üretim Bandı Slack! 🎉

Slack’te her geçen gün daha aktifiz: Podcast bölümlerini ilk elden Slack’ten duyuruyoruz, üyelerimiz de ilk elden iş ilanlarını buradan paylaşıyor. Üyelere özel buluşmalara da başladık! Ürün geliştirmeyle alakalı birçok konuda sorular sorup cevaplar alabildiğimiz bir platform olma yolundayız, soruların veya bildiğin konularda topluluğa katkı sağlayabilecek cevapların için bekliyoruz:

Slack Grubumuza Katıl

Yeni Özellik Geliştirmek-3: Koordinasyon

1. Koordinasyon: Nedir?

2. Koordinasyon halkaları: Farklı ekiplerle koordine olmak

3. Uzaktan çalışma ve koordinasyon

1. Koordinasyon: Nedir?

Koordinasyon, Latince’deki “ordo, ordin” —yani “order” kökünden geliyor ve bu kökün anlamı da “düzenlemek, sıralamak” şeklinde. Günümüzdeki anlamı da bu köke yakın ve şöyle özetleyebiliriz: “Ortak bir amaca hizmet eden farklı fonksiyonların, kişilerin ya da ekiplerin birlikte çalışmalarını kolaylaştıran eylemler bütünü”.

Ürün yönetimi rolünün organizasyon içindeki en kritik görevlerinden biri farklı ekiplerin aynı hedef doğrultusunda çalışmasını, yani koordinasyonun devamlılığını sağlamak. Roadmap üzerine çalışırken, kullanıcı araştırması yaparken ya da ekip içi bir süreci iyileştirmeye çalışırken koordine olmak gerekliliği hep var, ama koordinasyonu sık ve aktif tutmak en çok yeni bir özellik geliştirirken gerekli oluyor: En değişken olan ve diğer tüm ekipleri de bu değişkenlik içinde güncel tutmanın gerektiği durumlar genelde bir özellik geliştirirken karşımıza çıkıyor. Biz de bu seride yeni bir özellik geliştirme sürecindeki koordinasyon üzerinde durduğumuzdan, keşif ve planlama adımları tamamlandıktan ve geliştirilecek özelliğin kapsamı netleştikten sonraki kısma özel olarak koordine olmayı ele alalım istedik.

☝️Yan okumalık: Bu sayıyı destekler bir konuyu, “Ürün/Özellik Durum Takibi” başlıklı önceki bir sayımızda da işlemiştik. Bir özellik üzerine çalışan kişilerin birbirleriyle, farklı ekiplerle ya da tüm organizasyon genelinde haberleşmesine yarayan fikirler ve yöntemleri konuşup, globalden de örnekler verdiğimiz bu sayıyı da tavsiye ederiz.

2. Koordinasyon halkaları: Farklı ekiplerle koordine olmak

Yeni bir özellik geliştirirken ekip içinde ve ekipler arasında nasıl koordine olduklarını, herhangi bir değişiklik halinde nasıl hareket ettiklerini topluluk üyelerimize danıştık ve şöyle cevaplar aldık:

Özelliği geliştiren ekip üyeleri birbirlerinin yaptığı işlerden nasıl haberdar oluyor?

Merve Çakır (Coda, Product Manager):

Uzaktan çalışmaya başladıktan sonra takım içi iletişim yolları da koşullara hemen ayak uydurdu. Öncelikle her sabah günlük toplantılarda takım üyelerinin üzerinde çalıştığı işleri ve ihtiyaçlarını konuşuyoruz. Günlük sabah toplantıları zaten uzaktan çalışmaya başlamadan da hayatımızın bir parçasıydı, sadece bunu video görüşmeye geçirmiş olduk.

Haftalık toplantılar ise haftanın planlaması, öncelikli işlerin kapsamının konuşulması ile geçiyor. Bu toplantıda genel tanımların üzerine konuşmakla beraber, teknik detaylar için kısa takip toplantılarını ilgili kişiler için ayarlayabiliyoruz. Planlama ve teknik detaylar hazırlanırken yazılı iletişim yerine görüntülü konuşmaların tercih edilmesi ve bu sırada iş dokümanlarında konuşulan önemli noktaların not düşülerek ilerlenmesi çoğunlukla iletişim sorunlarından bizi koruyor.

İlerlemeye engel bir blok olduğunda tercihimiz bunun günlük toplantılarda konuşulması ancak hiçbir sistem bu kadar mükemmel olamayacağı için anlık mesajlaşma ya da görüntülü iletişim konuyu hızlı çözmemize imkan sağlıyor. Bloklayan işler için ne kadar zamanda çözdüğümüzü takip etmeye çalışarak, takım veya konu özelinde en iyi iletişim sistemini kurgulamaya çalışıyoruz.

Gün içindeki anlık iletişimler için Slack kullanmanın yanında özellikle uzun toplantılar yerine 15 dakikalık konuşmalar ve peer-coding için Discord’u kullanmaya çalışıyoruz. 

Metin Mertsoy (BluTV, Senior Product Manager):

• Her sabah yaptığımız stand-up/daily ile ekip üyeleri işlerden haberdar oluyor.

• İletişimi daily ile sağlarken işin kapsamından çıkmamayı ise Confluence üzerinde işi dokumana çevirerek sağlıyoruz. Bu aynı zamanda daha sonraki çalışanlara yol gösterici oluyor.

• Ekip içi iletişimi Slack ile sağlıyoruz, toplantı yapmamız gerekirse Google Meet veya Slack kullanıyoruz. İş takibi için de Atlassian ürünlerini kullanıyoruz (Jira ve Confluence). Retro için ise Figma, Miro gibi araçları kullanıyoruz.

• Product Manager ve Product Owner’lar olarak haftalık toplantılar ile gelen işleri ve öncelikleri konuşuyor, fikir alışverişinde bulunuyoruz. Benzer bir toplantıyı squad içerisinde iş veya özellik netleştiğinde de yapıyoruz. 

Satış, pazarlama gibi diğer ekipler ya da yönetim ekibiyle hangi konularda, ne sıklıkla, hangi yollarla iletişim kuruyorsunuz?

Metin Mertsoy:

Pazarlama ve içerik ekipleri ile aylık düzenli toplantılarımız oluyor. Onların ihtiyaçlarını, yeni taleplerini dinleyip, olgunlaştırıp, roadmap üzerinde iki tarafı da mutlu edecek bir takvimde ilerlemeye çalışıyoruz. Google Meet ve Slack üzerinden iletişim kuruyoruz.

Can Hakan Çolak (Udemy, Product Manager):

Yeni bir geliştirme aşamasının öncesinde olduğu gibi, geliştirme esnasında da düzenli olarak süreç hakkında ilgili paydaşları güncel tutmak gerekli. Çünkü başarılı bir ürün teslimatı, ancak hedef kullanıcıyı yeni özellikle en doğru şekilde buluşturarak mümkün olabilir. Bu ekiplerin en önemli ihtiyacı, yeni özelliğin en başta belirtilen zamanda hazır olmasıdır. Dolayısıyla proje süresince bu ekiplerle haftalık veya kapsamın boyutuna göre iki haftada bir toplantılar düzenliyoruz. Böylece herhangi bir gecikme durumu ortaya çıktığında hattın en sonunda yer alan paydaşlar hızlı bir şekilde haberdar ediliyor. İkinci olarak yeni sürümün canlıya alınması öncesinde bir email kampanyası, detaylı sürüm notları, ürün demoları, wiki sayfaları gibi pratiklere ihtiyaç duyuyoruz. Bunları organize edebilmek için yeni özellikle/projeyle ilgili ekiplerle yine haftalık/iki haftada bir toplantılar düzenleyerek görev dağılımının yapılmasını, gerekliyse email görselleri, yardım dokümanları gibi içeriklerin zamanında ve uygun hazırlanmasını sağlıyoruz. Bunları Jira, Asana gibi proje yönetim araçları veya Excel gibi basit araçlar üzerinden takip ediyoruz. Geliştirmenin canlıya alınması öncesinde, yine pazarlama ve satış ekipleriyle beraber demo seansları ayarlayıp canlıya alma tarihlerini netleştirip, her şeyin zamanında ve doğru şekilde, herkesin bilgisi dahilinde gerçekleştiğinden emin oluyoruz.

Merve Çakır:

Stratejik toplantılar dışında, kendi deneyimimi göz önünde bulundurursam, ekip liderleri ile haftalık toplantıların olması ve birbirini etkileyen ekipler ile ortak iki haftada bir kontrol toplantıları olması süreçlerin sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için yeterli oluyor. Ancak toplantı sıklığı kesinlikle her ürün takımı ve diğer paydaşlar arasında konuşularak deneyimlere göre düzenlenmesi gereken bir konu. Maalesef ürün yönetiminde konuşabileceğimiz mutlak tek bir doğru yok, takımlar ve ürünün dinamiğine göre çeşitli sıklıklar denenebilir.

Toplantıların uzamaması, sıklığının artmaması için anlık iletişime önem verilmesi gerektiğini düşünüyorum. Özellikler ekiplerin ortak Slack kanallarının olması, ürünle ilgili anlık soruların orada sorulması, konuların kısa sürede çözülmesine katkı sağlıyor.

Ürün istekleri veya takibi için ise Slack gibi yazılı kanallar yerine ürünü yönetirken kullanılan organizasyonel araçların üzerinden istek ve takip yapılması daha sağlıklı bir yaklaşım diyebiliriz.

Zaman planının ya da özelliğin kapsamının süreç boyunca değiştiği oluyor mu? Bu konuda iç ve dış ekiplerle nasıl koordine oluyorsunuz?

Can Hakan Çolak:

Tüm planlarınızı yeni geliştirmenin başta belirlenen zamanda kullanıcıyla buluşturulması için yapsanız da, bazen gecikmeler ve değişiklikler kaçınılmaz oluyor. Bunun çeşitli sebepleri olarak öngörülemeyen entegrasyon sorunları, kapsam değişiklikleri, diğer takımlara olan bağımlılıklar ve bunlardan kaynaklanan aksamaları sayabiliriz. Eğer özelliğin kapsamında bir değişiklik söz konusuysa, ilk olarak müşteri ve geliştirme ekibiyle koordine olunması gerekiyor. Geliştirme ekibiyle yapılan günlük scrum’larda paylaşılabileceği gibi, boyuta göre daha kapsamlı bir toplantı da oluşturulabilir. Eğer müşteriniz bir iç paydaşsa direkt ilgili ekiplerle, dış paydaşsa da satış, pazarlama ve müşteriyle direkt olarak kapsam değişikliği paylaşılıyor. Bu değişikliğin ürün roadmap’ine ve sıradaki projelere/geliştirmelere olan etkisinin ortak olarak tüm paydaşlara doğru şekilde iletilmesi gerekiyor. Tüm bunlar için bir önceki soruda bahsetmiş olduğum periyodik toplantılar kullanılabileceği gibi durumun aciliyetine göre pop-up toplantılar da gerekebilir.

Metin Mertsoy:

Tüm geliştirme ekiplerini ilgilendiren bir konu ise öncelikli olarak Slack ya da email yolu ile bildirim veriyoruz, detaylı iletişim veya destek gerektiren bir değişiklik ise kısa bir toplantı ayarlayarak ilgili ekiplere durumu detaylıca aktarıyoruz.

3. Uzaktan çalışma ve koordinasyon

Pandemi süresince çoğumuzun önceden bu ölçüde deneyimlemediği bir koordinasyon ihtiyacı oluştu. Topluluk üyelerimize bu süreçte koordine olurken yaşadıkları zorlukları ve aldıkları önlemleri sorduk:

☝️Yan okumalık: “Pandemide uzaktan çalışmak” sayımızda da bu konuyu irdelemiş, olası problemleri ve çözüm önerilerini konuşmuştuk.

Uzaktan çalıştığınız dönemde koordine olurken en çok nerelerde zorlandınız? Bu zorlukların üstesinden nasıl geldiniz?

Merve Çakır:

Şimdiye kadar deneyimlediklerimden yola çıkarak söyleyebilirim ki, otonominin yüksek olduğu takımlarda uzaktan çalışırken koordinasyonda çok büyük sorunlar oluşmuyor. Özellikle mikro yönetim ile ilerleyen takımların bu konularda zorluk yaşadığını söyleyebilirim, o yüzden öncelikle öğrenmemiz gerek şey takım içinde şeffaflık ve güveni yükseltmek, böylece sorumluluk bilinci oluşturmak.

Uzaktan çalışırken toplantı yoğunluğundan pek çok kişi işlerine odaklanamıyor, bu yüzden toplantı saatlerini mümkün olduğunca kısıtlı tutmayı amaçlayarak, iyi planlamanın yanında anlık iletişim yollarını kullanmayı tercih ediyoruz. Benim görüşüme göre toplantı konularının iyi ayarlanması ve her konuya belli bir zaman ayrılması çok önemli. Ayrıca 60 dakikalık toplantılar yerine maksimum 50 dakikalık toplantılar ayarlanması ve eğer takip toplantısı yapılması gerekiyorsa, toplantı aralarına 10-15 dakikalık molalar koyulması insanların hareket etme, hava alma ve kendini bir sonraki toplantıya hazırlaması için önemli oluyor.

Biz takım içinde uzaktan çalışma koşullarının sadece işi nasıl etkilediğini değil, insanlar üzerinde nasıl zorluklar yaratabileceğini konuşarak ve bunlara çözüm bulmaya çalışarak ilerliyoruz. Çünkü pek çok açıdan çalışan için daha rahat imkanları olsa da, uzaktan çalışma koşulları çalışanlar üzerinde sürekli müsait olma, belli bir saati doldurana kadar çalışma gibi baskılar hissettirebiliyor. Benim görüşüme göre takım çalışması için önemli olan doğru iletişim ve planlı çalışma olmalı ve çalışanın kendi gününü planlaması için mümkün olduğunca alan bırakılmalıdır, ancak bu durumda gerçek verimlilik görülebilir.

Metin Mertsoy:

Uzaktan çalışma döneminde en çok zorlandığımız konu çok detaylı ve kapsamlı bir özellik geliştirirken ekibin aynı noktada olmadığını fark ettiğimiz zamanlar oldu. Bunun için hali hazırda yaptığımız iş netleştirme/olgunlaştırma toplantılarına ek daha detaylı dokümantasyon yazmaya başladık. Bu işin bitiminde çıkabilecek farklılıkların önüne geçmemize olanak sağladı.

İş İlanları

Tüm aktif ilanları görmek, ilk elden ilanı paylaşan üyelerimize ulaşmak ya da yeni bir ilan paylaşmak için Slack grubumuza katılın!

Bu sayılık bu kadar!

Bizi seveceğini düşündüğünüz birileri varsa, aşağıdaki butonu kullanarak haberdar edebilirsiniz:

Share Üretim Bandı Bülten